Organización de Congresos

Savvy provee la organización integral de congresos, basándose en sus tres pilares: “Profesionalismo, Experiencia y Dedicación” que aseguran altos estándares de calidad de sus servicios.

Nos especializamos en lograr que su evento genere interacción a través de la implementación de sesiones “icebreakers” que permitirán que sus participantes se conecten entre sí y con la temática, logrando así dinamizar el desarrollo de su congreso.

Designamos un punto focal quien se encargará de asesorar y planificar detalladamente junto al cliente todos los aspectos logísticos y de comunicación que serán requeridos en cada una de las etapas de su evento, administrándolo de forma eficiente y cumpliendo rigurosamente con el presupuesto financiero designado de forma de asegurar el retorno de su inversión.

Nos adaptamos a las necesidades específicas de cada cliente, gestionando su evento de forma total o parcial, a través de los siguientes servicios:

Nuestros servicios

Planificación y Promoción

Leer más

Secretaría Técnica

Leer más

Secretaría Post Evento

Leer más

Administración Financiera

Leer más

Secretaría Científica

Leer más

Coordinación de Traslados y Tours

Leer más

Comercialización y Patrocinio

Leer más

Secretaría Intra Evento

Leer más

Seguridad

Leer más

Planificación y Promoción

  • Identificación de los requerimientos del Comité Organizador y definición de la asignación de tareas y responsabilidades.
  • Asesoramiento en la selección de la sede del evento según los requerimientos del cliente.
  • Armado y actualización de la página web.
  • Diseño y ejecución de un plan de comunicación estratégico para promocionar el evento a través de páginas web, redes sociales, entrevistas y comunicados de prensa.
  • Diseño y producción de materiales impresos y en formato electrónico (invitaciones, programa, certificados, newsletters y boletines).
  • Confección de e-mailings, posterior envíos y seguimiento con los participantes.
  • Merchandising del evento.

Administración Financiera

  • Elaboración de presupuesto financiero según la planificación del evento.
  • Solicitud de cotizaciones a distintos proveedores que contemplen los requisitos del Comité.
  • Procesamiento de informes regulares del estado financiero del evento (control de ingresos y egresos).
  • Presentación de balance final ante el Comité Organizador al culminar el evento.

Comercialización y Patrocinio

  • Identificación y captación de potenciales expositores y patrocinadores.
  • Redacción y trámite de solicitudes de auspicio.
  • Diseño de la zona de exposición y venta de stands.
  • Organización de la asignación de espacios y supervisión permanente de los servicios durante la exposición.
  • Control del montaje y desmontaje de los stands.

Secretaría Técnica

  • Recepción y procesamiento de solicitudes, confirmaciones, facturación y cobro de inscripciones, a través de tarjeta de crédito (registro online).
  • Confección de nota logística para los participantes que provienen del exterior.
  • Procesamiento de las reservas y confirmaciones del alojamiento.
  • Gestión o facilitación de reservas y confirmaciones de pasajes.
  • Organización y gestión de actos sociales y protocolares conjuntamente con Autoridades Locales y el Comité Organizador (acto de apertura / ceremonia de clausura, cóctel de bienvenida, cena de gala, paseos guiados).
  • Procesamiento de acreditaciones e impresión de certificados al cierre del evento.
  • Contacto permanente con los participantes para responder de forma inmediata a sus consultas.
  • Elaboración y actualización de base de datos de los participantes.

Secretaría Científica

  • Asistencia al Comité en la recepción, clasificación y publicación de los trabajos científicos.
  • Comunicación a los ponentes la aceptación de sus trabajos, así como los formatos que deberán presentar los mismos.
  • Coordinación y armado del programa científico.
  • Procesamiento de las reservas y confirmaciones del alojamiento para ponentes.
  • Gestión o facilitación de reservas y confirmaciones de pasajes para ponentes.

Secretaría Intra Evento

  • Armado de secretaría, sector de acreditaciones y área de exposición.
  • Cobro de nuevas inscripciones.
  • Montaje y disposición de las salas con sus respectivos equipamientos audiovisuales.
  • Coordinación y supervisión permanente por parte de nuestro equipo de trabajo de todos los servicios contratados para el evento (técnicos, maestro de ceremonia, asistentes de sala, intérpretes, traductores y seguridad).
  • Acreditación y entrega de material impreso del evento para los asistentes (solaperos, agenda, ponencias, block de notas personalizado).
  • Supervisión de los aspectos protocolares (banderas, logos, banners y sitting).
  • Supervisión del desarrollo correcto del programa.
  • Asistencia a los requerimientos de los ponentes, miembros del comité y participantes.
  • Entrega de certificados a los participantes al cierre del evento.
  • Control de asistencia a sala.

Secretaría Post Evento

  • Distribución de certificados no retirados durante el evento.
  • Confección de notas de agradecimiento a los ponentes, patrocinadores y auspiciantes.
  • Procesamiento de informes estadísticos para valoración final del evento.

Coordinación de Traslados y Tours

  • Confección de nota logística para los participantes que provienen del exterior.
  • Designación de un punto focal en el aeropuerto/puerto para que reciba y coordine los traslados de los invitados VIP.
  • Coordinación de traslados de los participantes a todas las actividades previstas en el programa del evento.
  • Presentar distintas propuestas turísticas a través de tours y excursiones para los participantes durante las etapas pre/post congreso que no afecten el normal desarrollo del evento.

Seguridad

  • Elaboración de Informe de Evaluación de Riesgos de la sede del evento y presentar al Comité para su aprobación.
  • Instrumentación de sistema de acreditación con código identificatorio para los participantes para controlar el ingreso a las salas del evento.
  • Información y coordinación para solicitar al Ministerio del Interior el refuerzo de la vigilancia perimetral de la sede del evento.
  • Gestionar cobertura médica de la sede del evento.